幹事必見！忘年会や新年会の出欠確認画面を無料で作れるＷＥＢアプリ

忘年会や新年会、その他イベントの幹事やお世話係を任された経験がある人はご存じだと思いますが、幹事さんにとって大変なのは参加者の『出欠確認』です。

お店の予約だけなら簡単ですが、お店に対して予約人数を連絡するために、イベントの数日前には参加人数を確定する必要があります。

最近は、グループLINEがあるので、それを使って一斉連絡を送ったりすることはできますが、グループLINEのメンバーが個々に参加・不参加をLINE上で答えると、それをまとめるのは結構面倒です。

さらにLINEをしていない人までが対象になると、そのために参加者全員になんらかの方法で連絡をとり、出欠確認することになります。

当初は出席予定だった人が欠席になったり、欠席予定だった人が急に参加ＯＫになったりと、その都度やり取りして最終人数をまとめるのは本当に大変です。

「出欠確認」は、多くの人が幹事を嫌がる理由の一つですよね。

そんな幹事さんの味方になってくれる便利なＷＥＢアプリを２つご紹介します。

『出欠党幹事長』と『調整さん』

『出欠党幹事長』と『調整さん』という2つのＷＥＢアプリは、どちらも忘年会などイベントの出欠確認の画面をＷＥＢ上で無料で作ることができる便利なサイトです。

無料で使うことができるうえに、IDやパスワードを登録しなくても利用できます。作ったページのURLをLINEやメールで送れば、パソコンとスマホのどちらからでもアクセスできます。

URLを送られた参加者は、そのサイトにアクセスして自分の名前と出欠、コメント（記載は自由、コメント無しでもＯＫ）を入力するだけで、出欠確認が終わり、もし予定が変更になったら参加状況を修正することもできます。

参加人数や出欠の返事の状況は即時自動的に集計されるので、幹事さんはその状況を時々チェックして、状況を把握するだけです。

それでは、それぞれのＷＥＢアプリの説明です。

「出欠党幹事長」は2005年からサービスを提供している老舗サイトです。

僕自身、何度もこのサービスを使わせていただきました。最近サイトがリニューアルされ見やすくなりました。

最大500名まで対応していて、スマホ対応レスポンシブＵＩ、さらに出欠簿データはCSV形式で出欠簿をダウンロードすることができます。

広告が邪魔なひとは、１イベントにつき100円の「心づけ」を払うと広告の表示がなくなります。ただ、無料で利用できることを考えると広告表示くらい問題ないと思います。

注意点

出欠簿はイベント開催日から３０日後に自動削除されます

もう一つは、「調整さん」というサイトです。
「調整さん」はサービス開始は2013年からですが、累計利用者がすでに2500万人を超える人気サイトです。

こちらは名前の通り日程調整をするのに便利なウェブサービスで、これからイベントを企画しようとするときに、いくつか候補の日程を挙げて参加者が1番幸せ参加しやすい日程を調整することができます。

管理者は基本的にＰＣでイベントの入力をします。ログイン無しでも「調整さん」を利用できますが、もしスマホでも編集できるようにしたい場合は会員登録とログインが必要になります。
会員登録をしてログインをした場合、Cookieを削除してしまったとしてもイベントを編集することができます。

ただ、調整さんのサイトをいろいろ探してみましたが「出欠党幹事長」のように、〇〇日で自動的に削除されます、という記載はありませんでしたので、何日で使えなくなるのかはわかりませんでした。

参考として、僕の使い方をご紹介します

僕の使い分け方として、日程がまだ決まってないイベントの日程を決めるために、『調整さん』を使います。

いくつかの日程候補をあげて、一番参加人数の多い日程をイベントの日に決めます。
多数決をとるような感じですが、どの日程なら一番参加率が良さそうかを知るのに参考になります。

そして日程が確定したら、次に『出欠等幹事長』のサイトで、イベントの日時など、詳細情報載せて再度参加予定者にＵＲＬをシェアします。

そこで、出席なのか欠席なのか、遅れて参加する場合はコメント欄に書いてもらったりして出欠の状況を把握するようにしています。

飲み会で二次会があるときは、コメント欄に二次会に参加するかしないかや、逆に二次会から参加などを書いてもらうようにしています。

調整さんのデータ保存期限についての記載は見つかりませんでした。

今回は、忘年会、新年会などイベントの出欠確認をするときに便利な無料で利用できるWEBアプリをご紹介させていただきました。

イベントの幹事さんは色々大変ですが、出欠管理という面倒な作業から少しでも解放されることを祈ります^^

最後までお読みいただきありがとうございました。